Un assistant ou une assistante de direction en charge des représentations
Réf. DPCR-23
Adjoints administratifs territoriaux
Catégorie : C
La Région Île-de-France recherche un(e) Un assistant ou une assistante de direction en charge des représentations pour :
CAB - Cabinet de la Présidence - 337
Lieu de travail : Saint-Ouen - 2, rue Simone Veil 93400 SAINT-OUEN
Au sein d'un bureau en charge des représentations, vous assurez le secrétariat de membres de l’exécutif régional (vice-président(e), conseiller(ère) spécial(e))
> Vos missions
Missions de secrétariat
- Gestion des agendas
- Organisation de réunions, de rendez-vous, préparation de dossiers, prises de notes
- Gestion des appels téléphoniques, missions d’accueil
- Gestion des déplacements
Gestion du courrier
- Gestion des courriers et des courriels via un logiciel (Elise)
- Rédaction de courriers, de comptes rendus
- Suivi des parapheurs, classement et archivage
Préparation des réunions des commissions et séances plénières de l'Assemblée Régionale
- Suivi des rapports CR, CP et commissions thématiques ainsi que des visas
- Constitution des dossiers pour l’élu (e)
- Gestion des mandats spéciaux et des présences
Gestion des fichiers électroniques
- Gestion de fichiers contacts dans le respect des règles RGPD
Missions diverses
- Recherches documentaires et suivi de l’actualité en lien avec la délégation de l’élu
- Accompagnement de stagiaires
> Votre profil
Connaissances :
- Formation en secrétariat et bonne maitrise des outils bureautiques (Pack Office) et des outils de communication (Teams)
- Principes rédactionnels des notes, compte-rendu et courriers (une connaissance d'un logiciel d'enregistrement des courriers serait appréciée)
- Maîtrise des procédures administratives,
- Connaissance de l’environnement public et du fonctionnement des collectivités territoriales
- Classement et archivage,
- Règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire,
Compétences requises :
- Organiser, gérer, anticiper,
- S’adapter au changement,
- Faire preuve de fiabilité et de discrétion
- Savoir rendre compte et faire preuve de réactivité,
- Garantir la confidentialité,
- Connaissance souhaitée du fonctionnement des collectivités territoriales et du travail avec des élus
> Spécificités
Pics d’activité conjoncturels / Contraintes horaires et calendaires spécifiques
Sauf mention de contrat à durée déterminée (CDD), cet emploi est ouvert en priorité, aux agents titulaires de la fonction publique par voie de mutation, de détachement ou inscrits sur liste d'aptitude ainsi qu’aux agents contractuels (décret n°88-145 du 15 février 1988 pris pour l'application de l'article 136 de la loi du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale et relatif aux agents contractuels de la fonction publique territoriale).
